Основные нюансы в составлении деловых текстов

Деловой текст

Знание принципов написания деловых текстов важно для специалистов многих сфер, поскольку нет такого направления деятельности, в котором можно было бы обойтись без использования обращений, заявлений, объяснительных записок или запросов.

Деловой текст — это способ общения там, где есть место официальным отношениям, и в их успешности соблюдение стилистики играет не последнюю роль.

Деловая переписка
Деловая переписка требует точности и пунктуальности.

Особенности официально-делового стиля

Законы, начиная с конституции страны, локальные акты отдельно взятого учреждения, бизнес-переписка и правовые нормы выдержаны в официально-деловом стиле.

На его языке государственные структуры общаются с гражданами и друг с другом. Он находит применение и в устной речи, например, когда ведутся переговоры.

Низкая вариативность используемых конструкций делает стиль достаточно устойчивым и консервативным, т. е. с течением времени он мало подвергается изменениям.

Области применения

Общение в официально-деловом стиле принято в следующих сферах:

  • законодательство;
  • государственная служба и работа правительства;
  • отношения между странами;
  • бизнес и экономика;
  • юриспруденция;
  • взаимодействие в учреждениях.

Основные характеристики

Для стиля характерны небольшие объемы текстов, точные слова и формулировки, которые не трактуются двояко, а также безэмоциональность и краткость.

Если речь идет о документации, то удачным будет клишированный вариант. Правовые тексты должны содержать юридически обоснованную информацию, а договорные — иметь стандартное расположение реквизитов.

Каждая область применения имеет свои особенности использования делового языка. Это продиктовано задачами, которые она решает. Но можно выделить общие черты, позволяющие отличать официальный стиль от остальных.

Главной характеристикой считается точность. Умение называть вещи своими именами — обязательное свойство автора делового текста.

Если 2 человека читают один и тот же официальный документ, то его смысл должен восприниматься ими одинаково. Если они делают разные выводы исходя из просмотренного материала, значит, допущена стилистическая ошибка.

Отсюда следует и второй обязательный признак. Текст должен быть написан в соответствии с языковым стандартом. Т. е. при создании обращения или делового письма не стоит стараться удивить своей оригинальностью. Лучше, как конструктор, составлять его из фраз и выражений, принятых для такого рода документов.

Лексические признаки

  1. Данный стиль сохраняет устаревшие и вышедшие из употребления слова, архаизмы. Например: сей документ, оным удостоверяю.
  2. Часто используются узкопрофессиональные понятия, термины: коморбидный пациент, аутоимунное заболевание, очная ставка.
  3. В большом количестве присутствуют речевые шаблоны, канцеляризмы, штампы, типовые схемы словосочетаний. Например: в соответствии с поручением, в установленные сроки, на основании решения.
  4. Смыслы обобщаются, а не конкретизируются. Для этого включаются родовые понятия: образовательное учреждение (вместо школа, лицей, колледж), транспортное средство (вместо троллейбус, мотоцикл, катер).
  5. Редко употребляются синонимы.
  6. Запрещены для использования многозначные слова, а также переносное значение.
Архаизм
Не используйте в деловом тексте слова архаизмы.

Морфологические

Добиться однозначного толкования смысла помогает повторяющееся использование одних и тех же частей речи:

  1. Сочетаний неопределенной формы глагола с существительным: рассмотреть возможность, стать свидетелем, осуществить процесс.
  2. Существительных в форме мужского рода — должности и звания — вместе с фамилиями. Например: ефрейтор Карасева, советник Епифанцева.
  3. Девербативов (существительных, образованных от глагола), используемых с приставкой «не»: неприсоединение, невмешательство, неявка.
  4. Предлогов, образованных от других частей речи (производных). Например: ввиду, вследствие, согласно, включая, в отличие от.
  5. Названий людей по тому действию, которое они выполняют. Выражаются существительным: поручитель, заемщик, квартиросъемщик, истец.
  6. Слов, состоящих из 2 основ (сложных): нижеподписавшийся, взяткодатель.
  7. Глаголов в настоящем времени со значением повторяющегося действия. Например: за опоздание назначается штраф.

Синтаксические

Официально-деловой стиль характеризуют:

  1. Большое количество сложноподчиненных предложений, в основном с придаточными условия. Например: «В отсутствие сведений о количестве необходимых обозначенному сотруднику дней отпуска, руководство обязано предоставить зафиксированную в положении компенсацию в том случае, если решение принято в пользу работника».
  2. Много однородных членов предложения в одной синтаксической конструкции (иногда бывает 9-10): «В соответствии с инструкцией на место ликвидации чрезвычайной ситуации должны прибыть врачи, медицинские сестры, санитарки, сотрудники администрации, специалисты хозяйственной части, оперативного отдела, повара, экономисты, охранники, заведующие отделениями».
  3. Использование сразу нескольких подряд существительных в родительном падеже. Например: «итоги визита представителей органов исполнительной власти».
  4. Частое использование пассивных конструкций: «проверка проведена представителями департамента», «проект разрабатывается инженерами».

Жанровое многообразие

Содержательная часть текстов, написанных в официально-деловом стиле, будет отличаться в зависимости от той сферы, в которой они используются. Их тематика многообразна и неоднородна.

Однако в основу классификации ложится другой принцип. Это разделение на «язык документов» (официально-документальный стиль) и «язык официального общения» (обиходно-деловой стиль).

Официально-документальный стиль

В нем оформляются нормы отношений между странами, дипломатические бумаги, написаны все законодательные документы, регламентируется работа государственных органов. Исходя из области применения подразделяется на 2 большие группы: язык дипломатических актов и язык законодательных документов.

Первая группа включает такие жанры, как:

  • конвенция;
  • нота;
  • коммюнике;
  • меморандум.

В группе законодательных документов:

  • устав;
  • конституция;
  • акт;
  • закон;
  • указ.

Обиходно-деловой

Все тексты в этом подстиле можно поделить на служебную переписку и частные деловые бумаги.

Жанры языка служебной переписки:

  • корреспонденция в сфере коммерции и бизнеса;
  • деловое письмо.

Язык деловых бумаг:

  • резюме;
  • протокол;
  • расписка;
  • заявление;
  • справка;
  • удостоверение;
  • доверенность.
Расписка
Расписка относится к обиходно-деловому стилю написания.

Важные требования к изложению

Способность доступно, понятно и правильно изложить содержание и не нарушить ни один стилистический принцип зависит от понимания многих факторов.

Например, в каком жанре текст пишется, в какой профессиональной плоскости и какую преследует цель. Составление социологического опроса будет отличаться от создания буклета, посвященного открытию нового филиала. Деловые тексты многообразны, но для них существуют общие требования.

Качественный объем

Писать в официально-деловом стиле нужно строго по теме. Коротко. Сжато. Никаких пространных конструкций, эпитетов и уходов от основного смысла.

Не приветствуются лишние детали, изложение должно быть лаконичным. Это тот самый случай, когда количество не равно качеству. Маленький текст — не значит плохой.

Четкая структура

Написать хороший текст без предварительной подготовки не получится. Лучше заранее составить план, продумать основные тезисы и порядок их изложения. Уместно построить его на соблюдении причинно-следственных связей или на хронологии развивающихся событий.

Когда повествование предполагается длинное, то стоит чаще начинать предложения с красной строки.

Абзацы придадут тексту не только визуальную структурированность. Если в каждом из них будет содержаться одна полностью сформулированная мысль, то воспринимать такой текст будет легче.

Структура
Основные элементы структуры делового письма.

Отсутствие эмоций

Беспристрастность делает любой текст официальным. Нельзя выражать эмоции, высказывать собственное мнение и тем более строить предположения. В деловом тексте личное восприятие ситуации автором не играет никакой роли. В нем должны быть изложены только факты и проверенные сведения.

Простота изложения

Выполнение этого требования дается сложнее всего. Причина проста — стиль предполагает использование канцеляризмов, сложных синтаксических конструкций, терминов и понятий.

Злоупотребляя ими, авторы загромождают тексты. Здесь поможет использование 2-3 коротких предложений вместо одного, занимающего целый абзац.

Использование предлогов и сложных союзов

Активное употребление союзов и производных предлогов считается нежелательным для большинства письменных стилей речи. Но деловой формат разрешает автору не ограничивать себя в их использовании.

Эти служебные части речи прекрасно выполняют связующую функцию и помогают стилизовать текст в формате делового послания.

Лексика

В деловом тексте чаще остальных частей речи используются имена существительные, а отглагольные — занимают особое место. Встречается много терминов, аббревиатур без расшифровки, сложносокращенных наименований, устойчивых и вводных выражений.

Речь имеет констатирующий характер.

Не рекомендуется употреблять личные местоимения, прилагательные в сравнительной степени, модальные слова, междометия.

Традиционные грамматические формулы построения предложений

В текстах используются стандартные схемы построения предложений, прямой порядок. В таких конструкциях на первом месте стоит подлежащее, за ним — сказуемое, а затем — второстепенные члены. Разнообразия могут добавлять цитаты. В начале предложения допустимо вводное слово или производный предлог.

Не стоит использовать деепричастные обороты, это противоречит принципам лаконичности официального текста. Излишним будет также обратный порядок слов, употребление сравнений.

Стоп-слова

Все лишнее, что можно убрать из текста, не нанеся его смыслу никакого ущерба, называют стоп-словами. Например: «я бы хотел», «безусловный», «значит». Избавляя текст от стоп-слов, автор делает его более простым и понятным для восприятия.

Использование списков

Маркированные и нумерованные списки помогают придать тексту структуру и избежать «утяжеления» длинными предложениями. Визуально на них легче сосредоточиться и они привлекают внимание.

Запрет на «личное присутствие»

Деловой стиль — это официальное общение, которое исключает индивидуальную составляющую. Поэтому использование местоимений 1-го и 2-го лица (я, ты, мы, вы), недопустимо.

Правила и нюансы написания

Прежде чем взяться за написание делового текста, нужно определить, какие задачи он призван решать. От этого зависит выбор формата, жанра, объема.

Следующий шаг — структурирование. В этом может помочь составление плана или предварительная запись тезисов и основных положений.

При написании текста лучше воспользоваться советами опытных авторов. Они подскажут, как соблюсти все стилистические требования.

После того как работа будет завершена, текст обязательно надо отредактировать. Следует обращать внимание не только на орфографические, пунктуационные, стилистические ошибки. Важно сократить все, что не имеет прямого отношения к главной теме.

Если речь идет о написании делового письма, то стоит обратить внимание на следующие нюансы:

  1. Не позволяйте эмоциям переходить из личного пространства на бумагу. Что бы вы ни думали о человеке, послание должно иметь нулевую эмоциональную окраску.
  2. Если письмо содержит отказ, объясните получателю, почему было принято такое решение.
  3. Правило хорошего тона — предварительно проверить текст на наличие ошибок.
  4. Нельзя использовать элементы неформального общения, например, смайлы.
  5. В письме обязательно должна быть указана тема.

В остальном принципы написания писем почти не отличаются от общих норм официального языка.

Деловое письмо
Образец делового письма.

Примеры деловых текстов

Ответ на обращение:

Татьяна Ивановна! Мы благодарим Вас за обратную связь. В связи с Вашим обращением мы провели проверку, по результатам которой выяснилось следующее. Вечером 22.09.2020 из-за урагана произошел обрыв проводов. По этой причине телефонная линия не работала. Приносим свои извинения. Все неполадки устранены.

Ходатайство:

В соответствии с судебным приказом №5 прошу возбудить исполнительное производство по взысканию алиментных платежей с Иванова И.И. в отношении Иванова Сергея и Ивановой Татьяны. Сумму долга прошу исчислять с момента вступления судебного приказа в силу.

Письмо клиенту:

Анатолий Дмитриевич! В ответ на Ваш запрос об установке кухонного гарнитура сообщаем, что представитель компании «Светоч» прибудет к Вам 17 ноября. Просим обеспечить личное присутствие заказчика для осуществления работ и подписания необходимых документов.

Запрос:

В соответствии с постановлением администрации области №100 от 23 мая 1997 года, прошу предоставить информацию о мероприятиях, проводимых в Семеновском районе в апреле 2020 года. Сведения нужны для формирования новостной повестки и освещения событий в средствах массовой информации.

Ответ на негативный отзыв:

Ангелина Ивановна, здравствуйте! Мы сожалеем, что работа нашего учреждения оставила у Вас негативные впечатления. Мы разобрались в ситуации в кратчайшие сроки и спешим сообщить, что сотрудник, нарушивший этикет, получил административное взыскание. Надеемся, что впредь посещение салона будет приносить Вам только радость. Ждем Вас снова!

Распространенные ошибки

Наиболее часто встречающийся недочет — это сознательное усложнение текста. Считается, что тяжеловесность конструкций послужит и весомости смысла. Но это не так. Несмотря на шаблонные принципы написания, текст может и должен быть простым для восприятия.

Еще одна крайность — употребление эмоциональной лексики и использование креативного подхода. В данном случае это недопустимо.

Вместе с тем нельзя полностью полагаться только на затертые и избитые клишированные фразы. Они разрешены, но лучше, чтобы их было поменьше.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Команда Content-Online.ru/ автор статьи

Мы профессионально занимаемся созданием контента для продвижения сайтов. Считаем своим долгом делать тот контент, который будет приносить вам трафик и прибыль. При этом - всю рутину мы берем на себя.

Загрузка ...
Биржа копирайтинга
Adblock
detector